Q&A – Van losse initiatieven naar beleid: zo bouwde Leeuwarden aan een sterke Europese strategie

***This Q&A is in Dutch***

Leeuwarden is een stad met een rijke historie en bloeiende gemeenschap, die in 2018 bekroond werd met de titel Culturele Hoofdstad van Europa. Dit zette Leeuwarden op de kaart bij veel mensen in heel Europa. In dit interview vraagt Studio Europa Maastricht Anke Hoekstra, coördinator Europese Zaken bij de gemeente Leeuwarden, hoe zij Europa bij de gemeente Leeuwarden op de kaart heeft gezet.

Hoe keek men naar de EU toen je eind 2017 begon als Europacoördinator bij de gemeente Leeuwarden?

“Europa was vooral een ad-hoc thema. Er hadden al wel enige subsidieaanvragen plaatsgevonden. Zo hadden we ervaring met EFRO en Horizon. Ook had ons samenwerkingsverband met Assen, Groningen en Emmen, de ‘noordelijke G4’, al een gezamenlijk kantoor in Brussel. Maar er zat niet echt een beleid of visie achter deze inspanningen, het was toch vooral het werk van enkele enthousiastelingen binnen de organisatie.

Waar hield dit kantoor zich zoal mee bezig?

“Voor Leeuwarden was de inzet primair gericht op het ondersteunen van het lokale bedrijfsleven en het verbeteren van het innovatieklimaat. Regelmatig vonden er gesprekken plaats met het MKB of de kennisinstellingen, en de vragen die uit deze gesprekken naar voren kwamen werden in Brussel bij de instituties aangekaart. Ook hielp dit kantoor bedrijven naar andere landen uit te breiden, of banden te leggen met kennisinstellingen in het buitenland. Wat begon met één werknemer is inmiddels uitgegroeid naar een team van drie.”

Toch dacht jij: we kunnen nog veel meer met Europa doen.

“Inderdaad. Ik organiseerde voor het college en de directie een werkbezoek aan Brussel, om bestuurders een concreet beeld te geven van de relevantie van de EU. Zo kregen ze een beter beeld van de wet- en regelgeving die vanuit daar onze kant op komt, maar vooral inzicht in de mogelijkheden die Europa biedt voor samenwerking, kennisoverdracht en financiering.

Mede hierdoor raakte het gemeentebestuur doordrongen van het besef dat er veel meer met Europa gedaan kon worden. Ook zagen ze dat een stad als Groningen veel succesvoller was in het binnenhalen van Europese subsidies. Uit onderzoek van adviesbureau ERAC was gebleken dat het in Leeuwarden ontbrak aan een coherent Europabeleid. Ook zouden er extra Europa-experts moeten worden aangenomen om het succes van een stad als Groningen te kunnen evenaren.

Nadat ik dit rapport aan het college en de directie gepresenteerd had, kreeg ik de opdracht om een Europabeleid op te stellen. Dit pakte ik meteen heel breed op: ik had veel interactie met het college, maar ook met de directie ende sectormanagers. Ook de inhoudelijke collega’s, die het uiteindelijk allemaal gaan doen, heb ik vanaf het begin erbij betrokken. Het was hierbij natuurlijk heel handig dat ons Brusselse team een presentatie kon geven over het beleid dat op dat moment in Brussel in de maak was en de kansen waar Leeuwarden op zou kunnen inspelen. Zo kreeg iedereen een concreet beeld van de kansen en mogelijkheden.”

Je zegt dus: het is belangrijk om bij het vastleggen van de prioriteiten van het Europabeleid korte lijnen te onderhouden met het bestuur.

“Dat klopt, maar zodra in het beleidsstuk was vastgelegd op welke Europese prioriteiten we wilden inzetten, was het van belang om nauw samen te werken met de inhoudelijke teams. Denk hierbij aan onderwerpen als klimaatadaptatie, energie, (circulaire) economie en innovatie. Onze focus lag op projectontwikkeling: hoe kan Europa van toegevoegde waarde zijn voor bestaande doelen van de gemeente op al deze beleidsterreinen?

Met mijn collega’s organiseerde ik zogeheten ‘portfoliosessies’. Enerzijds boden die mij de kans om te ‘zenden’, door de Europese ontwikkelingen en kansen die ik geïdentificeerd had te schetsen voor collega’s. Anderzijds was het ook heel nuttig om hierbij te kunnen ‘ontvangen’, dus van collega’s te horen welke doelen zij wilden realiseren en welke kennis en financiering zij hiervoor nodig hadden. Zo brachten we de mogelijkheden wat betreft financiering, kennis en beleidsbeïnvloeding in kaart, en konden zij aangeven waar zij behoefte aan hadden. Door zo’n sessie werd dus al snel duidelijk op welke manier wij bij elkaar aan konden sluiten.

“Ik werkte echt als een verbinder”

Mijn uitgangspunt was steeds: ‘Europees werken’ is geen doel op zich, maar moet bijdragen aan het bereiken van onze doelstellingen. Collega’s kunnen vrijblijvend aangeven waar zij behoefte aan hebben.”

Betekende je focus op projectontwikkeling dat je elk beleidsterrein afzonderlijk benaderde, of bracht je meerdere beleidsterreinen samen?

“Vanwege de aard van sommige projecten werden sommige beleidsterreinen afzonderlijk benaderd, maar ik merkte ook dat het nuttig was om verschillende domeinen bijeen te brengen. Ik werkte echt als een verbinder: zo bracht ik bijvoorbeeld mensen uit de duurzaamheidstak samen met mensen die werken aan energiearmoede. Sommige collega’s waren elkaar zonder deze Europese projecten wellicht niet zo gauw tegengekomen. Ik merkte dat er een netwerk begon te ontstaan van mensen die, soms met elkaar, aan Europese projecten hebben gewerkt. Ik stimuleerde dit door met regelmaat lunchlezingen of bijeenkomsten te organiseren en bijvoorbeeld door mensen te bedanken voor het bijdragen aan onze Uitvoeringsagenda met een stukje Friese oranjekoek.

Het enthousiasme werd verder aangewakkerd toen de eerste subsidies toegekend werden. Dit toonde aan: ‘Kijk, we proberen iets nieuws en dat levert echt resultaat op!’ Zo wordt het netwerk vanzelf steeds groter en effectiever. Ik denk dat dat misschien net zo belangrijk is om de rol van enthousiasmerende persoonlijke verbinder te spelen als om je collega’s handreikingen en Europese kansen te bieden.

Hoe evolueerde jullie aanpak, nu het netwerk gevestigd is?

“We merkten dat collega’s hele diverse vragen hadden, die niet alleen maar gerelateerd waren aan subsidieprojecten. Zo bleek dat collega’s die aan de energietransitie werken erg geïnteresseerd waren in de vraag ‘Hoe doen anderen in Europa dit?’ Collega’s die zich met de transitie naar een circulaire economie hebben beziggehouden waren erg geïnteresseerd in de vraag welke nieuwe wet- en regelgeving eraan zit te komen. Welke weerslag heeft dit op het bedrijfsleven in de stad?

Onlangs heeft ons kantoor in Brussel een extra personeelslid aangenomen. Daardoor is er meer ruimte om ons bezig te houden met Europese netwerken, wet- en regelgeving, en lobbyen.”

Deze versterking is een teken dat het bestuur tevreden is met de resultaten, dat ‘Europees werken’ een mate van verankering binnen de organisatie heeft bereikt. Kun je meer vertellen over de manier waarop je het bestuur bij je activiteiten betrekt?

“Veel aspecten van onze omgang met het bestuur dragen bij aan de verankering van Europees werken binnen onze gemeente. Zo proberen we om in ieder geval één keer per raadsperiode een bezoek aan Brussel te organiseren. Wethouders die in hun portefeuille duidelijke aanknopingspunten met Europa hebben, spreken we zeer regelmatig. Ook met collegeleden voor wie Europa, gezien hun portefeuille, wat minder relevant is, onderhouden we contact. Onze gesprekken met de wethouders worden per werkterrein voorbereid in samenspraak met de desbetreffende ‘collega’s van de inhoud’.

Ook proberen we met elke wethouder één à twee keer per jaar een vraaggesprek te organiseren, waarin we een open gesprek voeren over wat onze Europese inspanningen hebben opgeleverd en ze vragen hoe onze Europese activiteiten het beste kunnen aansluiten bij de nieuwste ontwikkelingen in hun portefeuille. Ook plannen we elk jaar een strategisch beraad met het college.”

Wat wordt er zoal besproken in dit jaarlijkse strategische beraad met het college?

“Dit strategisch beraad biedt ons een mooie kans om het college op de hoogte te brengen over de resultaten die we tot nu toe geboekt hebben en de laatste Europese ontwikkelingen. Onze ‘pitch’ gaat niet enkel over hoeveel geld er is opgehaald, maar ook over wat er daarnáást bereikt is: wat hebben we geleerd van de Europese samenwerking? Is onze interne samenwerking verbeterd? Zijn we op andere manieren gaan werken door ons bezig te houden met een Europees project? Zijn onze interacties met lokale belanghebbenden verbeterd?

Ook is het strategisch beraad erg nuttig om het kennisniveau onder de wethouders op gelijk niveau te houden. Zo voorkom je dat één wethouder meer van onze Europese inzet afweet dan een ander.”

Om te kunnen laten zien wat Europees werken heeft opgeleverd, moet er natuurlijk het hele jaar gemonitord worden wat er gedaan is. Hoe pakken jullie dit aan?

“Hiervoor stellen we een rapport op. We betrekken hier vaak een stagiair bij. Voor diegene is dit een prachtig leermoment, het is immers een kans om een intern onderzoek te doen naar wat Europees werken ons kwalitatief en kwantitatief heeft opgeleverd en hoe de collega’s het ervaren. Uiteraard maken we hierbij een overzicht van de Europese fondsen die we hebben binnengehaald, maar we maken ook inzichtelijk wat het in de bredere zin van het woord heeft opgeleverd.

“Dit maakte zelfs onze directeur Bedrijfsvoering, wiens werk minder met Europa van doen heeft, enthousiast”

Dit maakte zelfs onze directeur Bedrijfsvoering, wiens werk minder met Europa van doen heeft, enthousiast. Het bleek namelijk dat het werkplezier en de interne samenwerking verbeterd waren door onze projecten. Ook dit is een voorbeeld van de toegevoegde waarde van Europees werken.”

Interessant om te horen dat er in brede lagen van de organisatie positief over Europees werken gedacht wordt. Hoe bereiden jullie je voor op de komst van het nieuwe bestuur? Hoe willen jullie dit enthousiasme behouden?

“Door jaarlijks te rapporteren over onze inzet en resultaten willen we eigenlijk continu laten zien wat de toegevoegde waarde is van aandacht voor Europa. We informeren niet alleen het college jaarlijks, maar ook de gemeenteraad. We proberen ook eens per vier jaar met de gemeenteraad naar Brussel af te reizen en te laten zien op welke manieren Leeuwarden van een gerichte inzet op Europa kan profiteren. Kortom, we proberen gedurende de hele beleidsperiode zichtbaar te zijn en de opbrengsten van de inzet, in brede zin, te laten zien en onder de aandacht te brengen van raad, college, directie, management en collega’s.

Ook zal het nieuwe Europese Meerjarig Financieel Kader een andere werkwijze vereisen, doordat het nieuwe prioriteiten en voorwaarden introduceert. Daarom willen we de directie en collega’s die met EU-financiering werken tijdig toelichten wat deze veranderingen precies betekenen, zodat we onze processen hierop kunnen voorbereiden.

Daarnaast schrijven we natuurlijk ook altijd een goede pitch voor het onderhandelingspakket. Dat Europa niet op zichzelf staat, hebben we dit jaar ook in deze pitch laten zien door deze inzet te koppelen aan de bredere public affairs-inzet.”

Heb je nog concrete tips voor collega’s van andere gemeentes?

“Alles begint bij het beleidsstuk. Stel een document op dat je in staat stelt om het gesprek met mensen van binnen en buiten de organisatie aan te gaan. Inventariseer wat er bij de stad past en maak al direct keuzes voor bepaalde onderwerpen of een bepaalde aanpak. Kijk naar de behoeftes van de gemeente en stem je activiteiten daarop af. Wat wil men realiseren en wat heeft men daarvoor nodig? En hoe kan Europa daarbij helpen? Door je niet te breed te oriënteren en doelgericht te werk te gaan, is het ook makkelijker om tot meetbare resultaten te komen. Immers, als je je oriënteert op een zeer breed scala aan Europese wetten en financieringsmogelijkheden, loop je algauw het risico dat deze ambities verzanden.

Ook zou ik collega’s aanraden om je tijd en energie doelbewust in te zetten. Als je merkt dat er te weinig animo is binnen een bepaald team of werkterrein, zou ik me richten op projecten die een grotere kans op goede resultaten hebben.

En tenslotte: wees net als een politicus en praat je een blaar op de tong! Deel kansen en mogelijkheden met je collega’s, ontzorg je collega’s en zorg er voor dat dat wat je doet van toegevoegde waarde is voor de collega’s. Tot slot: wees enthousiast over wat er mogelijk is en wat het oplevert!”